نرم افزار آرشیو اسناد

E&E DAS

تعریف آرشیو های مجزا با مدیریت توزیع و کنترل شده به تفکیک هر آرشیو، فرم ساز داینامیک، ایمپورت گروهی اسناد، Built-in Viewer، OCR فارسی و ۱۲۶ زبان دیگر، کنترل دسترسی به اسناد به تفکیک گروه و شخص و …

نگاهی به نرم افزار آرشیو اسناد

ویژگی های عملکردی نرم افزار

پشتیبانی از مدل چند شرکتی با قابلیت عملکرد یکپارچه و یا جداگانه

طبقه بندی درختی اسناد بر اساس موضوع، نوع سند، واحد سازمانی و …

قابلیت شناسایی متن در تصاویر (OCR فارسی و ۱۲۶ زبان دیگر) اسکن شده یا عکس برداری شده

اسکن مدارک تحت وب، داخل نرم افزار

فرم ساز داینامیک با امکان تعریف انواع فیلدهای اطلاعاتی به تفکیک نوع سند

توزیع الکترونیک اسناد و جمع آوری خودکار اسناد منسوخ

جستجوی پیشرفته در مشخصات و محتوای اسناد

درج مهر و تغییر خودکار ویرایش و تاریخ و … در محتوای اسناد

ایمپورت گروهی مدارک

Viewer مدارک با فرمت های Office، PDF، Auto CAD، Catia، Solidworks، NX، فیلم، عکس، فایل صوتی، تصاویر پزشکی و …

کنترل دسترسی به اسناد و محرمانگی جهت مشاهده، دانلود، چاپ

Log کامل فعالیت های کاربران با جزییات در حد دسترسی به هر صفحه از هر مدرک، ورود و خروج از سیستم، ویرایش ها و …

پیگیری و ردیابی الکترونیک درخواست مدرک و داشبورد مدیریت اطلاعات

ویژگی های فنی نرم افزار

تحت وب

امکان اتصال به سایر نرم افزارها با Web API و SQL View

امکان استفاده در PC، Tablet و Mobile

بانک اطلاعاتی SQL Server

ASP.net core , .net8

لیست ویژگی های نرم افزار

کاربری نرم افزار

ویرایش محتوا

اطلاعات پایه

ویرایش محتوا

امکان تعریف یک یا چند شرکت برای پوشش نیازمندی شرکت های دارای Branch
امکان طبقه بندی درختی چارت سازمانی
امکان تعریف مشاغل در چارت سازمانی
امکان اتصال یک یا چند شخص به یک شغل
امکان اتصال یک یا چند شغل به یک نفر
امکان تعریف سطوح دسترسی بر اساس گروه های کاربری
امکان عضویت افراد در گروه های کاربری و کنترل دسترسی افراد بر اساس دسترسی های تعریف شده برای گروه کاربری
تفکیک دسترسی به موجودیت های نرم افزار در سطح دسترسی های مشاهده، جدید، ویرایش، حذف و چاپ
امکان بازیابی افراد حذف شده
امکان انتقال وظایف نرم افزار بین کارکنان به صورت خودکار (Job Rotation Management)

امکانات آرشیو و طبقه بندی

ویرایش محتوا

امکان تعریف سرشاخه های آرشیو اسناد به عنوان مثال: منابع انسانی، مالی و اقتصادی، بازرگانی، سیستم ها، فنی و مهندسی، آموزش، روابط عمومی، کتابخانه دیجیتال و ...
امکان تعریف مدیریت توزیع شده برای هر سرشاخه به منظور تعریف زیر شاخه ها، تنظیمات کدینگ اسناد، اعطای دسترسی و سایر تنظیمات به تفکیک هر آرشیو توسط ادمین تعریف شده برای هر آرشیو
امکان کپی و Paste ساختار شاخه های درخت جهت تسریع در مدیریت طبقه بندی مدارک و جلوگیری از دوباره کاری
امکان تعریف رنگ جداگانه برای هر شاخه از درخت با تعمیم خودکار به زیر شاخه ها
تغییر رنگ خودکار گروه های مدرک فاقد مدرک در درخت جهت آگاهی کاربر
نمایش تعداد مدارک موجود در هر شاخه از درخت طبقه بندی مدارک
دریافت Master List ساده مدارک به تفکیک گروه مدارک
دریافت Master List با فرمت Excel به تفکیک گروه مدارک شامل همه مشخصات مدرک Metadata در ستون های جداگانه
امکان تعریف لیست های توزیع مدارک و اتصال آن ها به مدارک به صورت موردی و یا اتصال به گروه مدارک به صورت کلی
امکان تعریف قالب های شناسنامه متنوع برای مدارک و فیلدهای سفارشی برای هر نوع از مدرک به تفکیک در سیستم فرم ساز
کنترل دسترسی به مدارک و اطلاع رسانی تغییرات ورژن جدید بر اساس لیست توزیع هر مدرک
امکان استفاده از شماره ویرایش حروف به جای عدد برای نمایش ورژن های مختلف یک مدرک
OCR پیشرفته به ۱۲۷ زبان از جمله فارسی، انگلیسی، آلمانی، روسی، فرانسوی، چینی، ایتالیایی و ...
اسکنر اسناد تحت وب Built-in داخل خود نرم افزار
امکان جستجو در Metadata های عمومی مدارک
امکان جستجو با پارامتر های مختلف در کل آرشیو با کنترل مجوزهای دسترسی بر اساس لیست توزیع
امکان جستجو در محتوای Index شده مدارک توسط موتور جستجوی نرم افزار
امکان جستجو در Custom Metadata های تعریف شده در ماژول فرم ساز که به مدرک وصل شده
امکان الصاق یک یا چند فایل با فرمت های مختلف برای هر مدرک
امکان جستجو با پارامتر های مختلف در گروه مدرک انتخاب شده و زیرشاخه های آن با کنترل مجوزهای دسترسی بر اساس لیست توزیع
کنترل ثبت مدرک با کد تکراری
امکان طبقه بندی همزمان مدرک به صورت ماتریسی در چند درخت با طبقه بندی متفاوت و با موضوعات مختلف و در نتیجه ارائه Master List چند گانه
تعریف ارتباط مستندات سازمان با یکدیگر(ماتریس مدارک) و مراقبت از آن برای حفظ یکپارچگی سیستم و در نظر گرفتن اثر تغییر هر سند بر روی سایر مستندات
تعریف وضعیت های مختلف مدرک بدون محدودیت تعداد توسط کاربر علاوه بر دو حالت سیستمی معتبر و منسوخ مثل: موقت, Draft, درحال بررسی, راکد و …
امکان نمایش همزمان مدارک مرتبط با مدرک اصلی با کلیک روی مدرک اصلی
امکان تعریف و نیز مشاهده Comment و پرسش و پاسخ برای هر مدرک با کلیک روی هر مدارک در پنل تعبیه شده برای این منظور
امکان مشاهده شناسنامه مدرک در قالب گزارش جامع با کلیک روی هر مدرک در پنل مربوطه
امکان دسترسی به مدارک منسوخ با کنترل سطح دسترسی و مشاهده شرح تغییرات و تاریخچه تغییرات سند با کلیک روی هر سند به صورت همزمان در پنل تاریخچه تغییرات مدرک جهت آگاهی از روند تغییرات یک سند در طول زمان به صورت Timeline
امکان Drag Drop و جابه جایی شاخه های درخت مدارک همراه با مدارک داخل آن
امکان جابه جایی موردی و گروهی مدارک از یک گروه مدرک به گروه دیگر
امکان کپی موردی و گروهی مدارک از یک گروه مدرک به گروه دیگر
امکان تنظیم ترتیب نمایش مدارک از بالا به پایین با تنظیم اولویت نمایش
امکان تولید کد خودکار مستندات
امکان الصاق نامحدود فایل پیوست با هر فرمتی به مدرک مورد نظر
امکان دانلود موردی و یا گروهی از مدارک و یا کل آرشیو با ساختار طبقه بندی شده در قالب فایل ZIP با کنترل دسترسی و مجوز لازم با فرمت PDF (فقط خواندنی)و یا Native ( فرمت اورجینال فابل با امکان ویرایش)به انتخاب کاربر
امکان نگهداری فایل های پیوست مدارک روی فضای ذخیره سازی مورد نظر کاربر و خارج از بانک اطلاعاتی
امکان تبدیل مدرک یا مدارک به صورت گروهی به وضعیت منسوخ بدون درخواست و یا ویرایش و بازیابی از آرشیو منسوخ به آرشیو معتبر
امکان تولید ویرایش جدید با شماره بازنگری جدید و انتقال ویرایش قدیم به آرشیو منسوخ بدون نیاز به درخواست تغییر مدرک برای کاربران دارای مجوز لازم
نمایش Tag وضعیت مدرک نظیر در حال تغییر، درحال ابطال و ... کنار هر مدرک در هنگام نمایش در آرشیو
امکان دریافت گزارش از گردش و روند درخواست های مدارک شامل درخواست ایجاد، تغییر و ابطال مدارک با شماره پی گیری و یا کلمه کلیدی در متن درخواست مدرک
امکان دریافت گزارش از وضعیت درخواست های مدرک ثبت شده در سیستم به صورت لیستی و با پارامتر های: از تاریخ تا تاریخ، از شماره تا شماره، وضعیت درخواست، نوع درخواست، نزد، درخواست دهنده، واحد مرتبط و ...
امکان دریافت شاخص های آماری روی نمودار در داشبورد مدیریتی نرم افزار از عملکرد کل سازمان و واحد ها به صورت Drill-Down و Interactive در نرم افزار مدیریت مدارک به تفکیک پارامترهای زمانی، وضعیت، مرحله بررسی و ...

امکانات E&E Document Viewr

ویرایش محتوا

Viewer پیشرفته وب با پشتیبانی از ۹۳ فرمت شامل : AutoCAD: dwg dxf، کلیه فرمت های Office: Word، Excel، PowerPoint، Visio، MS Project و PDF، فیلم، فایل صوتی، انواع تصاویر، Tiff چند صفحه ای، SVG، PSD : Photoshop و ...
امکان مشاهده فایل های با فرمت هایی که توسط E&E Viewer پشتیبانی نمی شوند در خارج از نرم افزار
امکان بزرگنمایی تا ۵۰۰% سند نمایش داده شده در Viewer
امکان جستجو در سند نمایش داده شده در Viewer و Highlight کلمات یافت شده
امکان Download As PDF در Viewer در صورت داشتن دسترسی لازم
امکان تولید URL یکتا برای هر سند و امکان به اشتراک گذاری آن با کنترل سطح دسترسی در سایر نرم افزارها
امکان نمایش tiff چند صفحه ای و DWG با شیت های متعدد در Viewer
کنترل امنیت دسترسی به مدارک در Viewer با ستفاده از تنظیمات در لیست توزیع شامل: فقط مشاهده، دانلود، چاپ و یا ترکیبی از این موارد
امکان فعال سازی امنیت پیشرفته جهت جلوگیری از Print Screen با Keyboard و یا توسط Excel
امکان دانلود فایل با فرمت اورجینال توسط کاربر در صورت داشتن دسترسی لازم جهت دانلود مدرک مورد نظر بر اساس تظیمات لیست توزیع مدرک
امکان نمایش همزمان چندین مدرک یا ورژن های مختلف از یک مدرک در تب های جداگانه جهت مقایسه
نمایش مستندات چند صفحه ای در Thumbnail View
OCR پیشرفته با پشتیبانی از ۱۲۵ زبان فارسی، انگلیسی، عربی، روسی، چینی، آلمانی، فرانسوی، ایتالیایی، اسپانیایی و ...

ابزار Bulk Document Import

ویرایش محتوا

امکان Import گروهی مدارک در قالب فولدر و فایل و تولید خودکار مدرک برای هر فایل به صورت Drag Drop داخل خود نرم افزار
امکان Scan تحت وب مستندات از داخل نرم افزار
امکان Import ویرایش های منسوخ مدارک در صورت نیاز و انتقال آنها به آرشیو منسوخ به صورت خودکار
امکان تکمیل سایر Metadata های مدارک در قالب فایل Excel از پیش تنظیم شده همزمان با Import مدارک
امکان Import و یا صرف نظر از Import مدارکی که که فایل آن ها فاقد رکورد متناظر در فایل Excel است
ارائه گزارش از نتیجه Import اطلاعات شامل تعداد کل مدارک، تعداد Import شده و نشده
امکان Import اطلاعات در هر زمان در هر زیرشاخه مورد نظر
کنترل دسترسی کاربر جهت Import مدارک در هر شاخه

ویژگی های امنیتی و فنی

ویرایش محتوا

معماری سرویس گرا
امکان ارسال و دریافت اطلاعات از طریق Web API از و به سایر سامانه های نرم افزاری(اتوماسیون اداری، Outlook)به صورت سفارشی
شناسایی خودکار و دستی کاربر ( ۲ روش ) با اطلاعات Login ویندوز جهت ورود به سیستم (Automatic & Manual SSO) – اتصال به Active Directory شبکه
امکان تعریف Backup Schedule دوره ای با زمان بندی مد نظر مشتری
خروج خودکار از سیستم در صورت عدم فعالیت کاربر برای مدت زمان مشخص
Full Responsive و قابلیت عملکرد در موبایل و Tablet و PC
زبان توسعه نرم افزار : Asp.net, c# .net