نرم افزار مدیریت فرایندها

E&E PMS

نرم افزار مدیریت فرایندها

نرم افزار مدیریت فرایندها که با عنوان E&E PMS نیز شناخته می‌شود، ستون فقرات معماری فرایندی هر سازمان است. این نرم‌افزار PMS با تعریف ساختاریافته فرایندها از سطح گروه فرایندی تا فعالیت، امکان مدیریت یکپارچه نقشه فرایند، شناسنامه فرایند، ریسک‌ها و فرصت‌ها، شاخص‌ها، دانش و ذینفعان هر فرایند را در یک بستر واحد فراهم می‌کند.

نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار به‌صورت مستقیم با نرم‌افزار اقدام اصلاحی (CAPA) یکپارچه است تا هر عدم انطباق شناسایی‌شده در یک فرایند، به اقدام اصلاحی مرتبط متصل شود. همچنین اتصال به نرم‌افزار مدیریت دانش (KMS) و نرم‌افزار مدیریت مدارک تضمین می‌کند که دانش و مستندات هر فرایند همیشه به‌روز و در دسترس باشد.

سازمان‌هایی که به دنبال پیاده‌سازی رویکرد فرایندی استانداردهایی نظیر ISO 9001، ISO 14001، ISO 45001 و IATF 16949 هستند، با استفاده از این نرم‌افزار معماری فرایندی سازمان می‌توانند الزامات سیستمی خود را به‌صورت یکپارچه و قابل ردیابی مدیریت کنند. 

معرفی نرم‌افزار مدیریت فرایندها

نقشه فرایند در نرم افزار مدیریت فرایندها به‌صورت Visual و سلسله‌مراتبی نمایش داده می‌شود.سازمان می‌تواند معماری فرایندهای خود را بر اساس مدل بومی خودش یا مدل‌های جهانی پذیرفته‌شده مانند APQC تعریف کند.

سطح‌بندی از گروه فرایندی و طبقه فرایندی تا فعالیت، دید کاملی از جریان کار سازمان در اختیار مدیران قرار می‌دهد.

هر فرایند در این نرم‌افزار PMS دارای یک شناسنامه اختصاصی است که مشخصات عمومی، مالک فرایند، نماینده فرایند و سایر اطلاعات کلیدی را در بر می‌گیرد.این شناسنامه، مرجع واحدی برای شناخت دقیق هر فرایند در نرم افزار مدیریت فرایندها فراهم می‌کند.

تغییرات شناسنامه فرایند از طریق یک گردش کار مشخص ثبت و پیگیری می‌شود تا هرگونه تغییر در مشخصات فرایند، قابل ردیابی و گزارش‌گیری باشد.

مدیریت ریسک‌ها و فرصت‌ها در نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار به‌صورت یکپارچه با نرم‌افزار مدیریت ریسک انجام می‌شود. هر ریسک یا فرصتی که در سطح فرایند، زیرفرایند یا فعالیت شناسایی می‌شود، در نرم‌افزار مدیریت ریسک ثبت و بر اساس مدل FMEA ارزیابی می‌گردد.

عدد ریسک هر مورد با شاخص‌های RPN و AP محاسبه می‌شود و بر همین اساس، ریسک‌ها و فرصت‌ها به‌صورت داینامیک سطح‌بندی می‌شوند. این یکپارچگی باعث می‌شود که هر تغییر در فرایند، بلافاصله در ارزیابی ریسک‌های مرتبط با آن نیز لحاظ شود.برای ریسک‌ها و فرصت‌های با عدد بالا، اقدام به‌صورت خودکار به کارتابل مسئول مربوطه ارسال می‌شود و پس از انجام اقدام، عدد ریسک مجدداً محاسبه می‌شود تا در محدوده قابل پذیرش قرار گیرد.

تعریف و پایش شاخص‌ها در نرم افزار مدیریت فرایندها به‌صورت مستقیم با نرم‌افزار مدیریت شاخص‌ها یکپارچه است. هر شاخصی که برای یک فرایند، زیرفرایند یا فعالیت تعریف می‌شود، در نرم‌افزار مدیریت شاخص‌ها با جزئیاتی مانند حد پایین، حد پذیرش، هدف، واحد اندازه‌گیری، فرمول محاسبه و دوره اندازه‌گیری ثبت می‌گردد.

این ارتباط باعث می‌شود شاخص‌های عملکردی هر فرایند، مستقیماً از دل معماری فرایندی سازمان استخراج شوند و پایش آن‌ها در یک بستر واحد انجام شود. ثبت نتایج شاخص‌ها از طریق گردش کاری مشخص و ارسال خودکار به کارتابل مسئول ثبت انجام می‌شود.در صورتی که مقدار یک شاخص خارج از محدوده پذیرش قرار گیرد، نرم افزار مدیریت فرایندها امکان الزام به ثبت اقدام اصلاحی برای آن شاخص را نیز فراهم می‌کند.

بخش دانش در این نرم‌افزار E&E PMS، دانش مورد نیاز برای اجرای هر فرایند، زیرفرایند و فعالیت را مشخص می‌کند و مستقیماً با نرم‌افزار دانش یکپارچه است.با این ارتباط، هر فرایندی که در نرم افزار مدیریت فرایندها تعریف می‌شود، به دانش سازمانی مرتبط با خود در نرم‌افزار دانش متصل می‌گردد؛ از رویه‌های اجرایی و دستورالعمل‌ها گرفته تا درس‌آموخته‌های ثبت‌شده از فرایندهای مشابه.

این یکپارچگی باعث می‌شود کارکنان هنگام اجرای هر فعالیت، به‌جای جست‌وجوی پراکنده، مستقیماً از داخل معماری فرایندی به دانش مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند. همچنین اتصال به نرم‌افزار مدیریت مدارک تضمین می‌کند که این منابع دانشی همیشه نسخه به‌روز باشند.

نرم‌افزار مدیریت فرایندها امکان تعریف ذینفعان سازمان را با ساختاری درختی فراهم می‌کند.هر ذینفع می‌تواند به فرایند، زیرفرایند یا فعالیت مرتبط متصل شود و بر اساس ماتریس قدرت/منفعت تحلیل گردد.

نتایج تحلیل ذینفعان می‌تواند به تعریف اقدامات ضروری و ارسال آن به کارتابل مسئولین منجر شود.

ابزار SIPOC در نرم‌افزار معماری فرایندی سازمان، تامین‌کنندگان، ورودی‌ها، فرایند، خروجی‌ها و مشتریان هر فرایند را به‌صورت ساختاریافته مشخص می‌کند.

این دیدگاه، مرزهای هر فرایند و ارتباط آن با فرایندهای بالادست و پایین‌دست را برای تیم‌های سازمانی روشن می‌سازد و پایه‌ای برای تحلیل‌های بهبود فرایند فراهم می‌کند.

نگاهی به نرم افزار مدیریت فرایندها

ویژگی های عملکردی نرم افزار

پشتیبانی از مدل چند شرکتی با قابلیت عملکرد یکپارچه و یا جداگانه

پشتیبانی از مدل چند شرکتی با قابلیت عملکرد یکپارچه و یا جداگانه
تعریف معماری فرایند سازمان
تعریف معماری فرایند سازمان

تعریف و مدیریت SIPOC

تعریف و مدیریت SIPOC
مدیریت ریسک ها و فرصت های فرایند بر اساس مدل FMEA

مدیریت ریسک ها و فرصت های فرایند بر اساس مدل FMEA

شاخص های فرایند

شاخص های فرایند
دانش فرایند

دانش فرایند

ذینفعان فرایند
ذینفعان فرایند
مدیریت تغییرات فرایند

مدیریت تغییرات فرایند

مدارک و سوابق فرایند

مدارک و سوابق فرایند

ویژگی های فنی نرم افزار

تحت وب

تحت وب

امکان اتصال به سایر نرم افزارها با Web API و SQL View

امکان اتصال به سایر نرم افزارها با Web API و SQL View
امکان استفاده در PC، Tablet و Mobile

امکان استفاده در PC، Tablet و Mobile

بانک اطلاعاتی SQL Server
SQL
ASP.net core , .net8

ASP.net core , .net

لیست ویژگی های نرم افزار

  • پوشش الزامات سیستمی نرم افزار مدیریت فرایندها مطابق با:
  • ISO 9001، ISO 14001، ISO 45001، IATF 16949، ISO 29001، ISO 22000، ISO 15189 و به‌طور کلی IMS و سایر استانداردهای مدیریتی
  • IATF 16949 در صنعت خودرو
  • امکان تعریف معماری فرایندهای سازمان بر اساس مدل دلخواه بومی سازمان و یا سایر مدل‌های پذیرفته‌شده جهانی نظیر APQC و ...
  • امکان سطح‌بندی از گروه و طبقه فرایندی تا سطح فعالیت‌ها
  • امکان تعریف شناسنامه هر فرایند شامل مشخصات عمومی، مالک، نماینده و ...
  • نمایش Visual نقشه فرایند سازمان توسط نرم افزار معماری فرایندی سازمان
  • امکان تعریف شاخص‌ها، ریسک‌ها و فرصت‌ها، دانش، ذینفعان، SIPOC و مدارک هر سطح از معماری فرایندی از فرایند تا زیرفرایند و فعالیت
  • امکان تعریف گردش کار تغییرات مشخصات فرایند
  • گزارش و پیگیری سیستمی درخواست‌های تغییر فرایند
  • امکان تعریف انواع شاخص در سطوح تعریف‌شده معماری فرایند سازمان توسط نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار
  • تعریف مشخصات هر شاخص از جمله نام و کد، نزولی و صعودی و بینابینی، حد پایین و حد پذیرش و هدف، واحد اندازه‌گیری، فرمول محاسبه شاخص، مسئول ثبت دوره‌ای هر شاخص، دوره اندازه‌گیری سالانه، 6 ماهه، فصلی، ماهانه، هفتگی، روزانه، توضیحات و ...
  • امکان تعریف گردش کار ثبت نتایج اندازه‌گیری، ثبت نقاط قوت و ضعف و تحلیل و تایید نتایج و ارسال خودکار شاخص به کارتابل افراد ذی‌ربط در سررسید
  • امکان ثبت فایل پیوست مربوط به جزئیات اندازه‌گیری شاخص توسط مسئول ثبت دوره‌ای نتایج اندازه‌گیری شاخص
  • امکان الزام به ثبت اقدام اصلاحی برای شاخص‌هایی که مقدار اندازه‌گیری آن‌ها خارج از محدوده پذیرش باشد
  • امکان ثبت سوابق شاخص‌ها (برای ثبت سوابقی که پیش از دوره سیستمی شدن، اندازه‌گیری شده)
  • امکان ردیابی و دریافت گزارش از وضعیت درخواست‌های اندازه‌گیری شاخص‌ها با فیلترهای متنوع زمانی، نوع شاخص، فرایند، واحد سازمانی و ...
  • داشبورد لحظه‌ای شاخص‌ها به تفکیک واحدها و فرایندهای سازمان
  • داشبورد روند شاخص‌ها به تفکیک واحدها و فرایندهای سازمان
  • مدیریت ریسک ها و فرصت ها بر اساس مدل FMEA
  • امکان تعریف ریسک‌ها و فرصت‌ها با امکان اتصال به فرایند، زیر فرایند و فعالیت در نقشه فرایند سازمان
  • محاسبه عدد ریسک ها و فرصت ها با RPN و AP
  • امکان سطح بندی داینامیک ریسک ها و فرصت ها بر اساس RPN و AP
  • امکان پیوست فایل به ریسک ها و فرصت ها
  • امکان تعریف اقدام برای ریسک ها و فرصت های دارای RPN و AP بالا و ارسال خودکار به کارتابل مسئول اقدام
  • امکان تایید اقدامات انجام شده بر اساس گردش کار داینامیک
  • محاسبه دوباره عدد ریسک و فرصت پس از انجام اقدامات
  • امکان چرخه بی نهایت اقدام تا قرار گیری عدد ریسک و فرصت در محدوده کنترل شده و قابل پذیرش
  • تعریف مشخصات دانش مورد نیاز برای اجرای هر فرایند، زیر فرایند و فعالیت
  • متصل به نرم افزار مدیریت دانش
  • متصل به نرم افزار مدیریت مدارک
  • امکان تعریف ذینفعان سازمان به طور کلی با ساختار درختی
  • امکان اتصال ذینفعان تعریف شده به فرایند، زیر فرایند و یا فعالیت
  • تحلیل ذینفعان بر اساس ماتریس قدرت/منفعت
  • امکان تعریف اقدامات ضروری بر اساس نتایج تحلیل و ارسال به کارتابل مسئولین اقدام
  • تحلیل دوباره و محاسبه امتیاز ذینفع بر اساس قدرت/منفعت پس از انجام اقدامات

پرسش های متداول

بله ، براساس نیاز مشتری امکان ارائه نرم افزار مدیریت فرایندها به صورت on-premise ( نصب بروی سرور مشتری ) و یا ابری ( نصب بروی سرورهای E&E و یا روی اینترنت ) وجود دارد. 

در لایسنس on-premise کلیه حقوق بهره برداری از نرم افزار بدون محدودیت زمانی متعلق به خریدار نرم افزار می باشد.
اما تامین و نگهداری از زیرساخت شامل سرور ، تهیه بک آپ و نگهداری شبکه برعهده مشتری بوده و شرکت های سیستم های کارا و اثربخش صرفا ارئه دهنده خدمات پشتیبانی برای نرم افزار در مدت زمان اعتبار قرارداد خدمات پس از فروش می باشد.
اما در نسخه ابری تامین زیرساخت از جمله سرور ، شبکه ، تهیه بک آپ و مانیتورینگ به طورکامل توسط متخصصین شرکت سیستم های کارا و اثربخش انجام می پذیرد.
همانند هرنوع سیستم اجاره ای دیگر مادامی که هزینه اجاره ماهانه سرویس ابری توسط مشتری پرداخت می گردد ( ۲ ماه پیش پرداخت ) امکانات مربوط به سرویس ابری برقرار و ارئه می شود.
درصورت قطع پرداخت هزینه اشتراک ماهانه ابتدا طی یک هفته سرویس یاد شده به صورت موقت قطع شده و در صورت عدم تمدید در مدت یاد شده کلیه اطلاعات به صورت خودکار از روی سرور حذف می شوند.