نرم افزار مدیریت مدارک

E&E DMS

طبقه بندی مدارک سیستمی بر اساس فرایند یا واحد سازمانی و مدارک محصول بر اساس گروه محصول، محصول، نوع مدرک و …، تعریف Workflow ایجاد، تغییر و ابطال مدارک، رونوشت اجرایی، نسخه خارج از کنترل و …، ایمپورت گروهی مدارک، کنترل دسترسی به اسناد به تفکیک گروه و شخص، Built-in Viewer، کارتابل و …

نگاهی به نرم افزار مدیریت مدارک

ویژگی های عملکردی نرم افزار

پشتیبانی از مدل چند شرکتی با قابلیت عملکرد یکپارچه و یا جداگانه

طبقه بندی درختی نامحدود مدارک بر اساس فرایند، واحد، پروژه، گروه محصول، نوع مدرک و …

گردش کار کارتابلی درخواست ایجاد، تغییر، ابطال، رونوشت اجرایی و ورژن خارج از کنترل مدرک

ورژن کنترل و توزیع الکترونیک مدارک و جمع آوری خودکار مدرک منسوخ

درج مهر و تغییر خودکار ویرایش و تاریخ و … در محتوای اسناد

تولید خودکار ماتریس ارتباط مدارک و کنترل تغییر هر مدرک بر مدارک مرتبط

ایمپورت گروهی مدارک

Viewer مدارک با فرمت های Office، PDF، Auto CAD، Catia، Solidworks، NX، فیلم، عکس، فایل صوتی، تصاویر پزشکی و …

کنترل دسترسی به اسناد و محرمانگی جهت مشاهده، دانلود، چاپ

Log کامل فعالیت های کاربران با جزییات در حد دسترسی به هر صفحه از هر مدرک، ورود و خروج از سیستم، ویرایش ها و …

پیگیری و ردیابی الکترونیک درخواست مدرک و داشبورد مدیریت اطلاعات

ویژگی های فنی نرم افزار

تحت وب

امکان اتصال به سایر نرم افزارها با Web API و SQL View

امکان استفاده در PC، Tablet و Mobile

بانک اطلاعاتی SQL Server

ASP.net core , .net

لیست ویژگی های نرم افزار

کاربری نرم افزار

ویرایش محتوا

پوشش کامل الزامات مدیریت مدارک و سوابق مطابق با :
ISO 9001 , ISO 14001 , ISO 45001 , IATF 16949 , ISO 29001 , ISO 22000 , ISO 15189 و به طور کلی IMS و سایر استاندارد های مدیریتی
GMP و GMP EU در صنعت غذا و دارو
IATF 16949 در صنعت خودرو
الزامات قانونی
کتابخانه دیجیتال و آرشیو اسناد عمومی
و ...

اطلاعات پایه

ویرایش محتوا

امکان تعریف یک یا چند شرکت برای پوشش نیازمندی شرکت های دارای Branch
امکان طبقه بندی درختی چارت سازمانی
امکان تعریف مشاغل در چارت سازمانی
امکان اتصال یک یا چند شخص به یک شغل
امکان اتصال یک یا چند شغل به یک نفر
امکان تعریف سطوح دسترسی بر اساس گروه های کاربری
امکان عضویت افراد در گروه های کاربری و کنترل دسترسی افراد بر اساس دسترسی های تعریف شده برای گروه کاربری
تفکیک دسترسی به موجودیت های نرم افزار در سطح دسترسی های مشاهده، جدید، ویرایش، حذف و چاپ
امکان بازیابی افراد حذف شده
امکان انتقال وظایف نرم افزار بین کارکنان به صورت خودکار (Job Rotation Management)

امکانات آرشیو و طبقه بندی مدارک

ویرایش محتوا

امکان گروه بندی مدارک به صورت درختی و نامحدود (فرآیندی، پروژه ای، محصولی، ساختاری، استاندارد های مدیریتی و …)
امکان مدیریت آرشیوهای مدارک به تفکیک تیم های مجزا به طور مثال : مدیریت متمرکز آرشیو IMS در تضمین کیفیت یا سیستم ها و روش ها، مدیریت متمرکز آرشیو اسناد فنی و پروژه ها در واحد فنی و مهندسی، مدیریت آرشیو روابط عمومی در واحد روابط عمومی و دسترسی کاربران به صورت یکپارچه به کل آرشیو بر اساس دسترسی تعریف شده برای هر کاربر
امکان جداسازی نمایش آرشیو مدارک از سوابق و یا نمایش یکپارچه هر دو کنار هم
امکان تنظیم چیدمان شاخه ها (اولویت نمایش)در درخت گروه مدارک با جا به جایی آن ها به بالا و پایین
امکان مدیریت توزیع شده زیرشاخه های گروه مدارک توسط مدیر هر شاخه و مدیریت کلی درخت توسط کاربر ارشد نرم افزار
امکان کپی و Paste ساختار شاخه های درخت جهت تسریع در مدیریت طبقه بندی مدارک و جلوگیری از دوباره کاری (کاربرد اصلی در مدیریت مدارک فنی و مهندسی)
امکان اتصال شاخه های گروه مدرک به فرایند ها و دریافت گزارشات عملکرد به تفکیک واحد های سازمان و فرایندها
امکان اتصال شاخه های گروه مدرک از بالاترین سطح تا آخرین سطح به لیست های توزیع و تعمیم دسترسی به مدارک داخل گروه براساس تنظیمات گروه جهت تسریع در عملیات استقرار نرم افزار و جلوگیری از دوباره کاری برای ثبت تنظیمات مشابه برای هر مدرک
امکان اتصال شاخه های گروه مدرک از بالاترین سطح تا آخرین سطح به Workflow های از پیش تعریف شده و تعمیم به مدارک داخل گرو ه بر اساس تنظیمات گروه جهت تسریع در عملیات استقرار نرم افزار و جلوگیری از دوباره کاری برای ثبت تنظیمات مشابه برای هر مدرک
امکان تعریف رنگ جداگانه برای هر شاخه از درخت با تعمیم خودکار به زیر شاخه ها
تغییر رنگ خودکار گروه های مدرک فاقد مدرک در درخت جهت آگاهی کاربر
نمایش تعداد مدارک موجود در هر شاخه از درخت طبقه بندی مدارک
دریافت Master List ساده مدارک به تفکیک گروه مدارک
دریافت Master List با فرمت Excel به تفکیک گروه مدارک شامل همه مشخصات مدرک Metadata در ستون های جداگانه
امکان تعریف لیست های توزیع مدارک و اتصال آن ها به مدارک به صورت موردی و یا اتصال به گروه مدارک به صورت کلی
امکان تعریف قالب های شناسنامه متنوع برای مدارک و فیلدهای سفارشی برای هر نوع از مدرک به تفکیک در سیستم فرم ساز
کنترل دسترسی به مدارک و اطلاع رسانی تغییرات ورژن جدید بر اساس لیست توزیع هر مدرک
امکان استفاده از شماره ویرایش حروف به جای عدد برای نمایش ورژن های مختلف یک مدرک
امکان تغییر خودکار نام، کد، شماره بازنگری، تاریخ بازنگری و ثبت تصویر امضای ذیربطان مدرک، داخل اسناد به صورت خودکار در هنگام انتشار ویرایش جدید مدرک با تنظیم Bookmark در مدارک با فرمت Word
امکان تعریف مدیران هر لیست توزیع به تفکیک جهت کنترل امنیت دسترسی به مدارک موجود در هر آرشیو در صورت استفاده از چندین آرشیو با مدیریت مجزا مثلا آرشیو IMS، آرشیو فنی و مهندسی و ...
امکان جستجو در Metadata های عمومی مدارک
امکان جستجو با پارامتر های مختلف در کل آرشیو با کنترل مجوزهای دسترسی بر اساس لیست توزیع
امکان جستجو در محتوای Index شده مدارک توسط موتور جستجوی نرم افزار
امکان جستجو در Custom Metadata های تعریف شده در ماژول فرم ساز که به مدرک وصل شده
امکان الصاق یک یا چند فایل با فرمت های مختلف برای هر مدرک
امکان جستجو با پارامتر های مختلف در گروه مدرک انتخاب شده و زیرشاخه های آن با کنترل مجوزهای دسترسی بر اساس لیست توزیع
کنترل ثبت مدرک با کد تکراری
امکان طبقه بندی همزمان مدرک به صورت ماتریسی در چند درخت با طبقه بندی متفاوت و با موضوعات مختلف و در نتیجه ارائه Master List چند گانه
تعریف ارتباط مستندات سازمان با یکدیگر(ماتریس مدارک) و مراقبت از آن برای حفظ یکپارچگی سیستم و در نظر گرفتن اثر تغییر هر سند بر روی سایر مستندات
تعریف وضعیت های مختلف مدرک بدون محدودیت تعداد توسط کاربر علاوه بر دو حالت سیستمی معتبر و منسوخ مثل: موقت, Draft, درحال بررسی, راکد و …
امکان نمایش همزمان مدارک مرتبط با مدرک اصلی با کلیک روی مدرک اصلی
امکان تعریف و نیز مشاهده Comment و پرسش و پاسخ برای هر مدرک با کلیک روی هر مدارک در پنل تعبیه شده برای این منظور
امکان مشاهده شناسنامه مدرک در قالب گزارش جامع با کلیک روی هر مدرک در پنل مربوطه
امکان دسترسی به مدارک منسوخ با کنترل سطح دسترسی و مشاهده شرح تغییرات و تاریخچه تغییرات سند با کلیک روی هر سند به صورت همزمان در پنل تاریخچه تغییرات مدرک جهت آگاهی از روند تغییرات یک سند در طول زمان به صورت Timeline
امکان نمایش مدارک در حال ایجاد که در پروسه درخواست ایجاد مدرک در جریان هستند در آرشیو مدارک در حال ایجاد
امکان ثبت سوابق از قبیل گزارشات ممیزی، ارزیابی های تامین کننده گان، فرم های پر شده، نامه های وارده، صورتجلسات و … توسط فرم ویژه ثبت سوابق
امکان Drag Drop و جابه جایی شاخه های درخت مدارک همراه با مدارک داخل آن
امکان جابه جایی موردی و گروهی مدارک از یک گروه مدرک به گروه دیگر
امکان کپی موردی و گروهی مدارک از یک گروه مدرک به گروه دیگر
امکان تنظیم ترتیب نمایش مدارک از بالا به پایین با تنظیم اولویت نمایش
امکان تولید کد خودکار مستندات
امکان الصاق نامحدود فایل پیوست با هر فرمتی به مدرک مورد نظر
امکان دانلود موردی و یا گروهی از مدارک و یا کل آرشیو با ساختار طبقه بندی شده در قالب فایل ZIP با کنترل دسترسی و مجوز لازم با فرمت PDF (فقط خواندنی)و یا Native ( فرمت اورجینال فابل با امکان ویرایش)به انتخاب کاربر
امکان انتخاب گروهی از مدارک و Merge مستندات جهت تولید کتابچه نظیر دفترچه SMF در صنعت پخش یا خلاصه وضعیت پروژه
امکان نگهداری فایل های پیوست مدارک روی فضای ذخیره سازی مورد نظر کاربر و خارج از بانک اطلاعاتی
امکان تبدیل مدرک یا مدارک به صورت گروهی به وضعیت منسوخ بدون درخواست و یا ویرایش و بازیابی از آرشیو منسوخ به آرشیو معتبر
امکان تولید ویرایش جدید با شماره بازنگری جدید و انتقال ویرایش قدیم به آرشیو منسوخ بدون نیاز به درخواست تغییر مدرک برای کاربران دارای مجوز لازم
نمایش Tag وضعیت مدرک نظیر در حال تغییر، درحال ابطال و ... کنار هر مدرک در هنگام نمایش در آرشیو
امکان دریافت گزارش از گردش و روند درخواست های مدارک شامل درخواست ایجاد، تغییر و ابطال مدارک با شماره پی گیری و یا کلمه کلیدی در متن درخواست مدرک
امکان دریافت گزارش از وضعیت درخواست های مدرک ثبت شده در سیستم به صورت لیستی و با پارامتر های: از تاریخ تا تاریخ، از شماره تا شماره، وضعیت درخواست، نوع درخواست، نزد، درخواست دهنده، واحد مرتبط و ...
امکان دریافت شاخص های آماری روی نمودار در داشبورد مدیریتی نرم افزار از عملکرد کل سازمان و واحد ها به صورت Drill-Down و Interactive در نرم افزار مدیریت مدارک به تفکیک پارامترهای زمانی، وضعیت، مرحله بررسی و ...

امکانات E&E Document Viewer

ویرایش محتوا

Viewer پیشرفته وب با پشتیبانی از ۹۳ فرمت شامل : AutoCAD: dwg dxf، کلیه فرمت های Office: Word، Excel، PowerPoint، Visio، MS Project و PDF، فیلم، فایل صوتی، انواع تصاویر، Tiff چند صفحه ای، SVG، PSD : Photoshop و ...
امکان مشاهده فایل های با فرمت هایی که توسط E&E Viewer پشتیبانی نمی شوند در خارج از نرم افزار
امکان بزرگنمایی تا ۵۰۰% سند نمایش داده شده در Viewer
امکان جستجو در سند نمایش داده شده در Viewer و Highlight کلمات یافت شده
امکان Download As PDF در Viewer در صورت داشتن دسترسی لازم
امکان تولید URL یکتا برای هر سند و امکان به اشتراک گذاری آن با کنترل سطح دسترسی در سایر نرم افزارها
امکان نمایش tiff چند صفحه ای و DWG با شیت های متعدد در Viewer
کنترل امنیت دسترسی به مدارک در Viewer با ستفاده از تنظیمات در لیست توزیع شامل: فقط مشاهده، دانلود، چاپ و یا ترکیبی از این موارد
امکان فعال سازی امنیت پیشرفته جهت جلوگیری از Print Screen با Keyboard و یا توسط Excel
امکان دانلود فایل با فرمت اورجینال توسط کاربر در صورت داشتن دسترسی لازم جهت دانلود مدرک مورد نظر بر اساس تظیمات لیست توزیع مدرک
امکان نمایش همزمان چندین مدرک یا ورژن های مختلف از یک مدرک در تب های جداگانه جهت مقایسه
نمایش مستندات چند صفحه ای در Thumbnail View
OCR پیشرفته با پشتیبانی از ۱۲۵ زبان فارسی، انگلیسی، عربی، روسی، چینی، آلمانی، فرانسوی، ایتالیایی، اسپانیایی و ...

Document Workflow Management

ویرایش محتوا

انجام گردش کار اداری فرایند ایجاد,تغییر و ابطال مستندات(طرح,تهیه ، تایید و تصویب) از طریق الگوهای از پیش تعریف شده توسط کاربر و متصل به مدارک
امکان تعریف مراحل نامحدود در گردش کار مدرک شامل: درخواست، تهیه، تایید، تصویب، آموزش، انتشار مدرک
امکان تعریف انواع عملیات مجاز در هر مرحله به تفکیک هر گردش کار شامل: تایید، رد، ارسال به مراحل قبل جهت بازنگری، الصاق پیوست، خاتمه درخواست در صورت رد کردن
امکان بررسی مجدد درخواست های رد شده با ارجاع درخواست به مرجع تجدید نظر جهت بررسی نهایی پیش از رد نهایی و خاتمه درخواست
امکان تعیین مهلت تایید به تفکیک هر مرحله از Workflow و دریافت آلارم تاخیر در صورت طی شدن زمان پیش بینی شده و ردیابی درخواست های تاخیر یافته
امکان الصاق Workflow به مدرک موردی،تعدادی از مدارک انتخاب شده در یک مرحله و یا گروه مدرک و زیرشاخه های آن
امکان عدم تعیین ذیربط هر مرحله از گردش کار از پیش نعریف شده مدارک به انتخاب کاربر جهت انتخاب و ارجاع موردی افراد در پروسه هر گردش کار به صورت موردی و در صورت نیاز
جمع آوری ورژن منسوخ و انتقال آن ب آرشیو مدارک منسوخ و انتشار ویرایش جدید مدرک با شماره بازنگری جدید به صورت خودکار
توزیع ورژن جدید مدارک به کارتابل اعضای لیست توزیع مدرک جهت اطلاع رسانی به همراه لینک ورژن جدید
دریافت تاییدیه دریافت پیام توزیع مدارک در کارتابل کاربر با تایید کاربر مبنی بر دریافت و مشاهده نسخه جدید
قابلیت ردیابی فرم های درخواست ایجاد، تغییر، ابطال و بازنگری دوره ای مدارک در جریان
امکان تعریف Target و دریافت آلارم تاخیر برای درخواستهای مدرکی که زمان طی شده آن ها از مدت مجاز گذشته
تعریف دوره بازنگری برای مدارک و صدور خودکار درخواست بازنگری توسط سیستم در موعد مقرر ( پیش از Expire شدن مدرک ) جهت بررسی و ارزیابی توسط مالک مدرک
بررسی و صدور درخواست خودکار متصل به درخواست مدرک اصلی برای مدارک مرتبط به تشخیص مدیرمدارک
بررسی چند لایه ارتباطات ماتریسی مدرک مورد درخواست تا آخرین سطح ارتباط (زنجیره مدارک مرتبط با امکان رفت و برگشت به سطح و عمق) توسط مدیر مدارک هر آرشیو هنگام بررسی درخواست ایجاد، ویرایش یا حذف مدرک
امکان ارجاع مجدد کار به نفرات قبلی برای بررسی و تکمیل مستندات
امکان دریافت مشورت از سایرین در هر مرحله از پروسه درخواست مدرک (جدید): ارجاع درخواست به کارتابل یک یا چند نفر جهت دریافت مشورت و تصمیم گیری

مدیریت کارتابل

ویرایش محتوا

وجود کارتابل یکپارچه برای همه ماژول های نرم افزار E&E
تقسیم کارتابل کاربر به پوشه های وارده و ارسالی
امکان جستجو با شماره پیگیری و محتوای درخواست های مدرک دریافتی و یا ارسالی در محیط کارتابل
فیلتر کارهای وارده بر اساس پارامتر های زمانی و ...
امکان تعریف پوشه های سفارشی جهت طبقه بندی کارهای وارده یا ارجاع شده با ساختار درختی به دلخواه هر کاربر
امکان مشاهده روند پیشرفت درخواست وارده و ارسالی در کارتابل به صورت Visual

ابزار Bulk Document Import

ویرایش محتوا

امکان Import گروهی مدارک در قالب فولدر و فایل و تولید خودکار مدرک برای هر فایل به صورت Drag Drop داخل خود نرم افزار
امکان Scan تحت وب مستندات از داخل نرم افزار
امکان Import ویرایش های منسوخ مدارک در صورت نیاز و انتقال آنها به آرشیو منسوخ به صورت خودکار
امکان تکمیل سایر Metadata های مدارک در قالب فایل Excel از پیش تنظیم شده همزمان با Import مدارک
امکان Import و یا صرف نظر از Import مدارکی که که فایل آن ها فاقد رکورد متناظر در فایل Excel است
ارائه گزارش از نتیجه Import اطلاعات شامل تعداد کل مدارک، تعداد Import شده و نشده
امکان Import اطلاعات در هر زمان در هر زیرشاخه مورد نظر
کنترل دسترسی کاربر جهت Import مدارک در هر شاخه

ابزار هشدار کارتابل

ویرایش محتوا

هشدار کارهای وارده به کارتابل (مشاهده نشده توسط کاربر) بدون نیاز به ورود به نرم افزار
هشدار کارهای تاخیر یافته بدون نیاز به ورود به نرم افزار
کنترل وضعیت کارتابل کاربران به صورت دوره ای و خودکار جهت اعلام و یادآوری
عدم امکان بستن ابزار هشدار کارتابل توسط کاربران عمومی جهت دریافت مطمئن پیام ها
اجرای خودکار ابزار هشدار با هر بار لود شدن ویندوز کاربر
معماری سرویس گرا و حجم بسیار کم

ویژگی های امنیتی و فنی و سایر

ویرایش محتوا

معماری سرویس گرا
امکان ارسال و دریافت اطلاعات از طریق Web API از و به سایر سامانه های نرم افزاری(اتوماسیون اداری، Outlook)به صورت سفارشی
شناسایی خودکار و دستی کاربر ( ۲ روش ) با اطلاعات Login ویندوز جهت ورود به سیستم (Automatic & Manual SSO) – اتصال به Active Directory شبکه
امکان تعریف Backup Schedule دوره ای با زمان بندی مد نظر مشتری
خروج خودکار از سیستم در صورت عدم فعالیت کاربر برای مدت زمان مشخص
Full Responsive و قابلیت عملکرد در موبایل و Tablet و PC
زبان توسعه نرم افزار : Asp.net, c# .net