لیست ویژگی های نرم افزار
- کاربری نرم افزار :
- آرشیو و مدیریت اسناد و مدارک عمومی، مدیریت مدارک در حوزه منابع انسانی، مصوبات هیات عامل، قراردادها، پرونده های حقوقی، پرونده های مشترکین، مدیریت کیفیت و IMS، GMP و ...
- مدیریت مدارک فنی و مهندسی پروژه، تکوین محصول، SQA، SPASS و ...
- بایگانی سوابق
- کتابخانه دیجیتال
- آرشیو Multimedia و تصاویر، روابط عمومی و ...
- __________________________________________________________________________
- اطلاعات پایه :
- امکان تعریف یک یا چند شرکت برای پوشش نیازمندی شرکت های دارای Branch
- امکان طبقه بندی درختی چارت سازمانی
- امکان تعریف مشاغل در چارت سازمانی
- امکان اتصال یک یا چند شخص به یک شغل
- امکان اتصال یک یا چند شغل به یک نفر
- امکان تعریف سطوح دسترسی بر اساس گروه های کاربری
- امکان عضویت افراد در گروه های کاربری و کنترل دسترسی افراد بر اساس دسترسی های تعریف شده برای گروه کاربری
- تفکیک دسترسی به موجودیت های نرم افزار در سطح دسترسی های مشاهده، جدید، ویرایش، حذف و چاپ
- امکان بازیابی افراد حذف شده
- امکان انتقال وظایف نرم افزار بین کارکنان به صورت خودکار (Job Rotation Management)
- __________________________________________________________________________
- امکانات آرشیو و طبقه بندی مدارک :
- امکان گروه بندی مدارک به صورت درختی و نامحدود (فرآیندی، پروژه ای، محصولی، ساختاری، استاندارد های مدیریتی و …)
- امکان مدیریت آرشیوهای مدارک به تفکیک تیم های مجزا به طور مثال : مدیریت متمرکز آرشیو IMS در تضمین کیفیت یا سیستم ها و روش ها، مدیریت متمرکز آرشیو اسناد فنی و پروژه ها در واحد فنی و مهندسی، مدیریت آرشیو روابط عمومی در واحد روابط عمومی و دسترسی کاربران به صورت یکپارچه به کل آرشیو بر اساس دسترسی تعریف شده برای هر کاربر
- امکان اتصال شاخه های گروه مدرک از بالاترین سطح تا آخرین سطح به لیست های توزیع و تعمیم دسترسی به مدارک داخل گرو ه بر اساس تنظیمات گروه جهت تسریع در عملیات استقرار نرم افزار و جلوگیری از دوباره کاری برای ثبت تنظیمات مشابه برای هر مدرک
- امکان اتصال شاخه های گروه مدرک از بالاترین سطح تا آخرین سطح به Workflow های از پیش تعریف شده و تعمیم به مدارک داخل گرو ه بر اساس تنظیمات گروه جهت تسریع در عملیات استقرار نرم افزار و جلوگیری از دوباره کاری برای ثبت تنظیمات مشابه برای هر مدرک
- امکان تعریف رنگ جداگانه برای هر شاخه از درخت با تعمیم خودکار به زیر شاخه ها
- دریافت Master List ساده مدارک به تفکیک گروه مدارک
- امکان تعریف لیست های توزیع مدارک و اتصال آن ها به مدارک به صورت موردی و یا اتصال به گروه مدارک به صورت کلی
- امکان تغییر خودکار نام، کد، شماره بازنگری، تاریخ بازنگری و ثبت تصویر امضای ذیربطان مدرک، داخل اسناد به صورت خودکار در هنگام انتشار ویرایش جدید مدرک با تنظیم Bookmark در مدارک با فرمت Word
- امکان جستجو در Metadata های عمومی مدارک
- امکان جستجو با پارامتر های مختلف در کل آرشیو با کنترل مجوزهای دسترسی بر اساس لیست توزیع
- تعریف ارتباط مستندات سازمان با یکدیگر(ماتریس مدارک) و مراقبت از آن برای حفظ یکپارچگی سیستم و در نظر گرفتن اثر تغییر هر سند بر روی سایر مستندات
- امکان تعریف و نیز مشاهده Comment و پرسش و پاسخ برای هر مدرک با کلیک روی هر مدارک در پنل تعبیه شده برای این منظور
- امکان دسترسی به مدارک منسوخ با کنترل سطح دسترسی و مشاهده شرح تغییرات و تاریخچه تغییرات سند با کلیک روی هر سند به صورت همزمان در پنل تاریخچه تغییرات مدرک جهت آگاهی از روند تغییرات یک سند در طول زمان به صورت Timeline
- امکان جابه جایی موردی و گروهی مدارک از یک گروه مدرک به گروه دیگر
- امکان کپی موردی و گروهی مدارک از یک گروه مدرک به گروه دیگر
- امکان تولید کد خودکار مستندات
- امکان دانلود موردی و یا گروهی از مدارک و یا کل آرشیو با ساختار طبقه بندی شده در قالب فایل ZIP با کنترل دسترسی و مجوز لازم با فرمت PDF (فقط خواندنی)و یا Native ( فرمت اورجینال فابل با امکان ویرایش)به انتخاب کاربر
- امکان انتخاب گروهی از مدارک و Merge مستندات جهت تولید کتابچه نظیر دفترچه SMF در صنعت پخش یا خلاصه وضعیت پروژه
- امکان نگهداری فایل های پیوست مدارک روی فضای ذخیره سازی مورد نظر کاربر و خارج از بانک اطلاعاتی
- امکان دریافت گزارش از گردش و روند درخواست های مدارک شامل درخواست ایجاد، تغییر و ابطال مدارک با شماره پی گیری و یا کلمه کلیدی در متن درخواست مدرک
- __________________________________________________________________________
- Document Workflow Management :
- انجام گردش کار اداری فرایند ایجاد,تغییر و ابطال مستندات(طرح,تهیه ، تایید و تصویب) از طریق الگوهای از پیش تعریف شده توسط کاربر و متصل به مدارک
- امکان تعریف مراحل نامحدود در گردش کار مدرک شامل: درخواست، تهیه، تایید، تصویب، آموزش، انتشار مدرک
- امکان تعریف انواع عملیات مجاز در هر مرحله به تفکیک هر گردش کار شامل: تایید، رد، ارسال به مراحل قبل جهت بازنگری، الصاق پیوست، خاتمه درخواست در صورت رد کردن
- امکان بررسی مجدد درخواست های رد شده با ارجاع درخواست به مرجع تجدید نظر جهت بررسی نهایی پیش از رد نهایی و خاتمه درخواست
- امکان تعیین مهلت تایید به تفکیک هر مرحله از Workflow و دریافت آلارم تاخیر در صورت طی شدن زمان پیش بینی شده و ردیابی درخواست های تاخیر یافته
- امکان الصاق Workflow به مدرک موردی،تعدادی از مدارک انتخاب شده در یک مرحله و یا گروه مدرک و زیرشاخه های آن
- امکان عدم تعیین ذیربط هر مرحله از گردش کار از پیش نعریف شده مدارک به انتخاب کاربر جهت انتخاب و ارجاع موردی افراد در پروسه هر گردش کار به صورت موردی و در صورت نیاز
- جمع آوری ورژن منسوخ و انتقال آن ب آرشیو مدارک منسوخ و انتشار ویرایش جدید مدرک با شماره بازنگری جدید به صورت خودکار
- توزیع ورژن جدید مدارک به کارتابل اعضای لیست توزیع مدرک جهت اطلاع رسانی به همراه لینک ورژن جدید
- دریافت تاییدیه دریافت پیام توزیع مدارک در کارتابل کاربر با تایید کاربر مبنی بر دریافت و مشاهده نسخه جدید
- قابلیت ردیابی فرم های درخواست ایجاد، تغییر، ابطال و بازنگری دوره ای مدارک در جریان
- نمایش مدت زمان طی شده برای چرخه درخواست هر مدرک
- امکان تعریف Target و دریافت آلارم تاخیر برای درخواستهای مدرکی که زمان طی شده آن ها از مدت مجاز گذشته
- تعریف دوره بازنگری برای مدارک و صدور خودکار درخواست بازنگری توسط سیستم در موعد مقرر ( پیش از Expire شدن مدرک ) جهت بررسی و ارزیابی توسط مالک مدرک
- بررسی و صدور درخواست خودکار متصل به درخواست مدرک اصلی برای مدارک مرتبط به تشخیص مدیرمدارک
- بررسی چند لایه ارتباطات ماتریسی مدرک مورد درخواست تا آخرین سطح ارتباط (زنجیره مدارک مرتبط با امکان رفت و برگشت به سطح و عمق) توسط مدیر مدارک هر آرشیو هنگام بررسی درخواست ایجاد، ویرایش یا حذف مدرک
- امکان ارجاع مجدد کار به نفرات قبلی برای بررسی و تکمیل مستندات
- امکان دریافت مشورت از سایرین در هر مرحله از پروسه درخواست مدرک (جدید): ارجاع درخواست به کارتابل یک یا چند نفر جهت دریافت مشورت و تصمیم گیری
