نرم افزار مدیریت فرایندها که با عنوان E&E PMS نیز شناخته میشود، ستون فقرات معماری فرایندی هر سازمان است. این نرمافزار PMS با تعریف ساختاریافته فرایندها از سطح گروه فرایندی تا فعالیت، امکان مدیریت یکپارچه نقشه فرایند، شناسنامه فرایند، ریسکها و فرصتها، شاخصها، دانش و ذینفعان هر فرایند را در یک بستر واحد فراهم میکند.
نرمافزار مدیریت فرایندهای کسب و کار بهصورت مستقیم با نرمافزار اقدام اصلاحی (CAPA) یکپارچه است تا هر عدم انطباق شناساییشده در یک فرایند، به اقدام اصلاحی مرتبط متصل شود. همچنین اتصال به نرمافزار مدیریت دانش (KMS) و نرمافزار مدیریت مدارک تضمین میکند که دانش و مستندات هر فرایند همیشه بهروز و در دسترس باشد.
سازمانهایی که به دنبال پیادهسازی رویکرد فرایندی استانداردهایی نظیر ISO 9001، ISO 14001، ISO 45001 و IATF 16949 هستند، با استفاده از این نرمافزار معماری فرایندی سازمان میتوانند الزامات سیستمی خود را بهصورت یکپارچه و قابل ردیابی مدیریت کنند.
نقشه فرایند در نرم افزار مدیریت فرایندها بهصورت Visual و سلسلهمراتبی نمایش داده میشود.سازمان میتواند معماری فرایندهای خود را بر اساس مدل بومی خودش یا مدلهای جهانی پذیرفتهشده مانند APQC تعریف کند.
سطحبندی از گروه فرایندی و طبقه فرایندی تا فعالیت، دید کاملی از جریان کار سازمان در اختیار مدیران قرار میدهد.
هر فرایند در این نرمافزار PMS دارای یک شناسنامه اختصاصی است که مشخصات عمومی، مالک فرایند، نماینده فرایند و سایر اطلاعات کلیدی را در بر میگیرد.این شناسنامه، مرجع واحدی برای شناخت دقیق هر فرایند در نرم افزار مدیریت فرایندها فراهم میکند.
تغییرات شناسنامه فرایند از طریق یک گردش کار مشخص ثبت و پیگیری میشود تا هرگونه تغییر در مشخصات فرایند، قابل ردیابی و گزارشگیری باشد.
مدیریت ریسکها و فرصتها در نرمافزار مدیریت فرایندهای کسب و کار بهصورت یکپارچه با نرمافزار مدیریت ریسک انجام میشود. هر ریسک یا فرصتی که در سطح فرایند، زیرفرایند یا فعالیت شناسایی میشود، در نرمافزار مدیریت ریسک ثبت و بر اساس مدل FMEA ارزیابی میگردد.
عدد ریسک هر مورد با شاخصهای RPN و AP محاسبه میشود و بر همین اساس، ریسکها و فرصتها بهصورت داینامیک سطحبندی میشوند. این یکپارچگی باعث میشود که هر تغییر در فرایند، بلافاصله در ارزیابی ریسکهای مرتبط با آن نیز لحاظ شود.برای ریسکها و فرصتهای با عدد بالا، اقدام بهصورت خودکار به کارتابل مسئول مربوطه ارسال میشود و پس از انجام اقدام، عدد ریسک مجدداً محاسبه میشود تا در محدوده قابل پذیرش قرار گیرد.
تعریف و پایش شاخصها در نرم افزار مدیریت فرایندها بهصورت مستقیم با نرمافزار مدیریت شاخصها یکپارچه است. هر شاخصی که برای یک فرایند، زیرفرایند یا فعالیت تعریف میشود، در نرمافزار مدیریت شاخصها با جزئیاتی مانند حد پایین، حد پذیرش، هدف، واحد اندازهگیری، فرمول محاسبه و دوره اندازهگیری ثبت میگردد.
این ارتباط باعث میشود شاخصهای عملکردی هر فرایند، مستقیماً از دل معماری فرایندی سازمان استخراج شوند و پایش آنها در یک بستر واحد انجام شود. ثبت نتایج شاخصها از طریق گردش کاری مشخص و ارسال خودکار به کارتابل مسئول ثبت انجام میشود.در صورتی که مقدار یک شاخص خارج از محدوده پذیرش قرار گیرد، نرم افزار مدیریت فرایندها امکان الزام به ثبت اقدام اصلاحی برای آن شاخص را نیز فراهم میکند.
بخش دانش در این نرمافزار E&E PMS، دانش مورد نیاز برای اجرای هر فرایند، زیرفرایند و فعالیت را مشخص میکند و مستقیماً با نرمافزار دانش یکپارچه است.با این ارتباط، هر فرایندی که در نرم افزار مدیریت فرایندها تعریف میشود، به دانش سازمانی مرتبط با خود در نرمافزار دانش متصل میگردد؛ از رویههای اجرایی و دستورالعملها گرفته تا درسآموختههای ثبتشده از فرایندهای مشابه.
این یکپارچگی باعث میشود کارکنان هنگام اجرای هر فعالیت، بهجای جستوجوی پراکنده، مستقیماً از داخل معماری فرایندی به دانش مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند. همچنین اتصال به نرمافزار مدیریت مدارک تضمین میکند که این منابع دانشی همیشه نسخه بهروز باشند.
نرمافزار مدیریت فرایندها امکان تعریف ذینفعان سازمان را با ساختاری درختی فراهم میکند.هر ذینفع میتواند به فرایند، زیرفرایند یا فعالیت مرتبط متصل شود و بر اساس ماتریس قدرت/منفعت تحلیل گردد.
نتایج تحلیل ذینفعان میتواند به تعریف اقدامات ضروری و ارسال آن به کارتابل مسئولین منجر شود.
ابزار SIPOC در نرمافزار معماری فرایندی سازمان، تامینکنندگان، ورودیها، فرایند، خروجیها و مشتریان هر فرایند را بهصورت ساختاریافته مشخص میکند.
این دیدگاه، مرزهای هر فرایند و ارتباط آن با فرایندهای بالادست و پاییندست را برای تیمهای سازمانی روشن میسازد و پایهای برای تحلیلهای بهبود فرایند فراهم میکند.
پشتیبانی از مدل چند شرکتی با قابلیت عملکرد یکپارچه و یا جداگانه
تعریف و مدیریت SIPOC
مدیریت ریسک ها و فرصت های فرایند بر اساس مدل FMEA
شاخص های فرایند
دانش فرایند
مدیریت تغییرات فرایند
مدارک و سوابق فرایند
تحت وب
امکان اتصال به سایر نرم افزارها با Web API و SQL View
امکان استفاده در PC، Tablet و Mobile
ASP.net core , .net
بله ، براساس نیاز مشتری امکان ارائه نرم افزار مدیریت فرایندها به صورت on-premise ( نصب بروی سرور مشتری ) و یا ابری ( نصب بروی سرورهای E&E و یا روی اینترنت ) وجود دارد.
در لایسنس on-premise کلیه حقوق بهره برداری از نرم افزار بدون محدودیت زمانی متعلق به خریدار نرم افزار می باشد.
اما تامین و نگهداری از زیرساخت شامل سرور ، تهیه بک آپ و نگهداری شبکه برعهده مشتری بوده و شرکت های سیستم های کارا و اثربخش صرفا ارئه دهنده خدمات پشتیبانی برای نرم افزار در مدت زمان اعتبار قرارداد خدمات پس از فروش می باشد.
اما در نسخه ابری تامین زیرساخت از جمله سرور ، شبکه ، تهیه بک آپ و مانیتورینگ به طورکامل توسط متخصصین شرکت سیستم های کارا و اثربخش انجام می پذیرد.
همانند هرنوع سیستم اجاره ای دیگر مادامی که هزینه اجاره ماهانه سرویس ابری توسط مشتری پرداخت می گردد ( ۲ ماه پیش پرداخت ) امکانات مربوط به سرویس ابری برقرار و ارئه می شود.
درصورت قطع پرداخت هزینه اشتراک ماهانه ابتدا طی یک هفته سرویس یاد شده به صورت موقت قطع شده و در صورت عدم تمدید در مدت یاد شده کلیه اطلاعات به صورت خودکار از روی سرور حذف می شوند.