نرمافزار آرشیو اسناد راهکاری هوشمند برای مدیریت و نگهداری اسناد سازمانی است که با امکاناتی چون تعریف آرشیوهای مجزا با مدیریت توزیع و کنترلشده به تفکیک هر آرشیو، فرمساز داینامیک، ایمپورت گروهی اسناد، Built-in Viewer، OCR فارسی و ۱۲۶ زبان دیگر، کنترل دسترسی به اسناد به تفکیک گروه و شخص و … ، فرایند جستجو، بازیابی و امنیت اطلاعات را سادهتر و کارآمدتر میسازد. این نرمافزار علاوه بر افزایش سرعت دسترسی، به بهینهسازی گردش کار و کاهش هزینههای بایگانی نیز کمک میکند.
امکان تعریف سرشاخه های آرشیو اسناد به عنوان مثال: منابع انسانی، مالی و اقتصادی، بازرگانی، سیستم ها، فنی و مهندسی، آموزش، روابط عمومی، کتابخانه دیجیتال و ...
امکان تعریف مدیریت توزیع شده برای هر سرشاخه به منظور تعریف زیر شاخه ها، تنظیمات کدینگ اسناد، اعطای دسترسی و سایر تنظیمات به تفکیک هر آرشیو توسط ادمین تعریف شده برای هر آرشیو
امکان کپی و Paste ساختار شاخه های درخت جهت تسریع در مدیریت طبقه بندی مدارک و جلوگیری از دوباره کاری
امکان تعریف رنگ جداگانه برای هر شاخه از درخت با تعمیم خودکار به زیر شاخه ها
تغییر رنگ خودکار گروه های مدرک فاقد مدرک در درخت جهت آگاهی کاربر
نمایش تعداد مدارک موجود در هر شاخه از درخت طبقه بندی مدارک
دریافت Master List ساده مدارک به تفکیک گروه مدارک
دریافت Master List با فرمت Excel به تفکیک گروه مدارک شامل همه مشخصات مدرک Metadata در ستون های جداگانه
امکان تعریف لیست های توزیع مدارک و اتصال آن ها به مدارک به صورت موردی و یا اتصال به گروه مدارک به صورت کلی
امکان تعریف قالب های شناسنامه متنوع برای مدارک و فیلدهای سفارشی برای هر نوع از مدرک به تفکیک در سیستم فرم ساز
کنترل دسترسی به مدارک و اطلاع رسانی تغییرات ورژن جدید بر اساس لیست توزیع هر مدرک
امکان استفاده از شماره ویرایش حروف به جای عدد برای نمایش ورژن های مختلف یک مدرک
OCR پیشرفته به 127 زبان از جمله فارسی، انگلیسی، آلمانی، روسی، فرانسوی، چینی، ایتالیایی و ...
اسکنر اسناد تحت وب Built-in داخل خود نرم افزار
امکان جستجو در Metadata های عمومی مدارک
امکان جستجو با پارامتر های مختلف در کل آرشیو با کنترل مجوزهای دسترسی بر اساس لیست توزیع
امکان جستجو در محتوای Index شده مدارک توسط موتور جستجوی نرم افزار
امکان جستجو در Custom Metadata های تعریف شده در ماژول فرم ساز که به مدرک وصل شده
امکان الصاق یک یا چند فایل با فرمت های مختلف برای هر مدرک
امکان جستجو با پارامتر های مختلف در گروه مدرک انتخاب شده و زیرشاخه های آن با کنترل مجوزهای دسترسی بر اساس لیست توزیع
کنترل ثبت مدرک با کد تکراری
امکان طبقه بندی همزمان مدرک به صورت ماتریسی در چند درخت با طبقه بندی متفاوت و با موضوعات مختلف و در نتیجه ارائه Master List چند گانه
تعریف ارتباط مستندات سازمان با یکدیگر(ماتریس مدارک) و مراقبت از آن برای حفظ یکپارچگی سیستم و در نظر گرفتن اثر تغییر هر سند بر روی سایر مستندات
تعریف وضعیت های مختلف مدرک بدون محدودیت تعداد توسط کاربر علاوه بر دو حالت سیستمی معتبر و منسوخ مثل: موقت, Draft, درحال بررسی, راکد و …
امکان نمایش همزمان مدارک مرتبط با مدرک اصلی با کلیک روی مدرک اصلی
امکان تعریف و نیز مشاهده Comment و پرسش و پاسخ برای هر مدرک با کلیک روی هر مدارک در پنل تعبیه شده برای این منظور
امکان مشاهده شناسنامه مدرک در قالب گزارش جامع با کلیک روی هر مدرک در پنل مربوطه
امکان دسترسی به مدارک منسوخ با کنترل سطح دسترسی و مشاهده شرح تغییرات و تاریخچه تغییرات سند با کلیک روی هر سند به صورت همزمان در پنل تاریخچه تغییرات مدرک جهت آگاهی از روند تغییرات یک سند در طول زمان به صورت Timeline
امکان Drag Drop و جابه جایی شاخه های درخت مدارک همراه با مدارک داخل آن
امکان جابه جایی موردی و گروهی مدارک از یک گروه مدرک به گروه دیگر
امکان کپی موردی و گروهی مدارک از یک گروه مدرک به گروه دیگر
امکان تنظیم ترتیب نمایش مدارک از بالا به پایین با تنظیم اولویت نمایش
امکان تولید کد خودکار مستندات
امکان الصاق نامحدود فایل پیوست با هر فرمتی به مدرک مورد نظر
امکان دانلود موردی و یا گروهی از مدارک و یا کل آرشیو با ساختار طبقه بندی شده در قالب فایل ZIP با کنترل دسترسی و مجوز لازم با فرمت PDF (فقط خواندنی)و یا Native ( فرمت اورجینال فابل با امکان ویرایش)به انتخاب کاربر
امکان نگهداری فایل های پیوست مدارک روی فضای ذخیره سازی مورد نظر کاربر و خارج از بانک اطلاعاتی
امکان تبدیل مدرک یا مدارک به صورت گروهی به وضعیت منسوخ بدون درخواست و یا ویرایش و بازیابی از آرشیو منسوخ به آرشیو معتبر
امکان تولید ویرایش جدید با شماره بازنگری جدید و انتقال ویرایش قدیم به آرشیو منسوخ بدون نیاز به درخواست تغییر مدرک برای کاربران دارای مجوز لازم
نمایش Tag وضعیت مدرک نظیر در حال تغییر، درحال ابطال و ... کنار هر مدرک در هنگام نمایش در آرشیو
امکان دریافت گزارش از گردش و روند درخواست های مدارک شامل درخواست ایجاد، تغییر و ابطال مدارک با شماره پی گیری و یا کلمه کلیدی در متن درخواست مدرک
امکان دریافت گزارش از وضعیت درخواست های مدرک ثبت شده در سیستم به صورت لیستی و با پارامتر های: از تاریخ تا تاریخ، از شماره تا شماره، وضعیت درخواست، نوع درخواست، نزد، درخواست دهنده، واحد مرتبط و ...
امکان دریافت شاخص های آماری روی نمودار در داشبورد مدیریتی نرم افزار از عملکرد کل سازمان و واحد ها به صورت Drill-Down و Interactive در نرم افزار مدیریت مدارک به تفکیک پارامترهای زمانی، وضعیت، مرحله بررسی و ...
Viewer پیشرفته وب با پشتیبانی از 93 فرمت شامل : AutoCAD: dwg dxf، کلیه فرمت های Office: Word، Excel، PowerPoint، Visio، MS Project و PDF، فیلم، فایل صوتی، انواع تصاویر، Tiff چند صفحه ای، SVG، PSD : Photoshop و ...
امکان مشاهده فایل های با فرمت هایی که توسط E&E Viewer پشتیبانی نمی شوند در خارج از نرم افزار
امکان بزرگنمایی تا 500% سند نمایش داده شده در Viewer
امکان جستجو در سند نمایش داده شده در Viewer و Highlight کلمات یافت شده
امکان Download As PDF در Viewer در صورت داشتن دسترسی لازم
امکان تولید URL یکتا برای هر سند و امکان به اشتراک گذاری آن با کنترل سطح دسترسی در سایر نرم افزارها
امکان نمایش tiff چند صفحه ای و DWG با شیت های متعدد در Viewer
کنترل امنیت دسترسی به مدارک در Viewer با ستفاده از تنظیمات در لیست توزیع شامل: فقط مشاهده، دانلود، چاپ و یا ترکیبی از این موارد
امکان فعال سازی امنیت پیشرفته جهت جلوگیری از Print Screen با Keyboard و یا توسط Excel
امکان دانلود فایل با فرمت اورجینال توسط کاربر در صورت داشتن دسترسی لازم جهت دانلود مدرک مورد نظر بر اساس تظیمات لیست توزیع مدرک
امکان نمایش همزمان چندین مدرک یا ورژن های مختلف از یک مدرک در تب های جداگانه جهت مقایسه
نمایش مستندات چند صفحه ای در Thumbnail View
OCR پیشرفته با پشتیبانی از 125 زبان فارسی، انگلیسی، عربی، روسی، چینی، آلمانی، فرانسوی، ایتالیایی، اسپانیایی و ...
